Datenschutzbestimmungen der Datenbank Professorin (HAW/DHBW)
Datenschutzbestimmungen der Datenbank Professorin (HAW/DHBW) nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) vom 24. Mai 2016
Wir freuen uns, dass Sie sich für die Nutzung der Datenbank Professorin (HAW/DHBW) entschieden haben und uns das Vertrauen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten entgegenbringen. Der Schutz Ihrer Daten hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert, wir halten uns bei allen Verarbeitungsvorgängen (Übermittlung, Speicherung und Nutzung der Daten) streng an die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und garantieren Ihnen, verantwortungsvoll mit Ihren personenbezogenen Daten umzugehen. Auch möchten wir unsere Nutzer*innen über ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer persönlichen Daten informieren. Verantwortlich für die Datenbank Professorin (HAW/DHBW) ist die Koordinierungsstelle der LaKof BW und die Hochschule Esslingen (vertreten durch die Kanzlerin). Die Datenbank Professorin (HAW/DHBW) wird vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK) finanziert.
Eintragsberechtigt sind Akademikerinnen auf dem Weg zur Professur (Bewerberinnen) und Angehörige von Hochschulen (Hochschulpersonen), die Frauen auf diesem Weg fördern können und wollen. Die Funktionen der Datenbank Professorin (HAW/DHBW) können im Gegensatz zur Website www.lakof-bw.de nur nach einem erfolgreichen Login genutzt werden, d.h. alle Service-Angebote sind ID und Passwort geschützt. Bei der Erstregistrierung müssen neben einem Login, dem Passwort und der Mail-Adresse auch der Vorname und Nachname (personenbezogene Daten) angegeben werden. Das Passwort ist nur den Eintragenden bekannt. Der Eintrag in die Datenbank erfolgt erst nach Einwilligung der Einverständniserklärung zu den Allgemeinen Nutzungsbedingungen und den Datenschutzbestimmungen der Datenbank Professorin (HAW/DHBW). Die Daten werden nur mittels SSL Zertifikat verschlüsselt per HTTPS Protokoll übertragen. Die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle behalten sich vor, bei der Erstanmeldung Plausibilitätskontrollen durchzuführen.
NAME UND ANSCHRIFT DER FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHEN
Verantwortliche ist die:
LaKof BW – Koordinierungsstelle
Landessprecherin: Prof. Dr. Katrin Haußmann
Koordinierungsstelle: Dorothea Janssen-Hering
Flandernstraße 101
73732 Esslingen – Deutschland
Telefon: 0711 397-4498 / -4499
E-Mail: info@
die LaKof BW untersteht der :
Hochschule Esslingen
University of Applied Sciences
Kanalstraße 33
73728 Esslingen am Neckar – Deutschland
Telefon: 0711 397-49
Fax: 0711 397-31 00
E-Mail: info@
die Hochschule Esslingen untersteht dem:
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)
Postfach 10 34 53
70029 Stuttgart
Telefon: 0711/279-0
Fax: 0711/279-3080
E-Mail: poststelle@
NAME UND KONTAKT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Beauftragter für Datenschutz der Hochschule Esslingen:
Prof. Dr. Dominik Schoop
E-Mail: datenschutz@
Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden.
Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg (poststelle@
ARTEN DER VERARBEITETEN DATEN
Bewerberin
- Bestandsdaten (Namen, Adresse, Geburtsjahr)
[nur für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle einsehbar] - Kontaktdaten (E-Mail)
[nur für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle einsehbar] - Inhaltsdaten (Interessen, Ausbildung, Qualifikation, Berufserfahrung, pädagogische und sonstige Erfahrung, MPL-Anträge)
[prinzipiell für alle Nutzer*innen der Datenbank in anonymisierter Form einsehbar (Einverständnis über Hakensetzung der betroffenen Person); Ausnahme: MPL-Anträge] - Logfile-Daten über Matomo (temporäre und permanente Cookies, die u.a. besuchte Seiten, Geräteinformationen (vorübergehend) speichern)
[nur für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle einsehbar]
Hochschulperson
- Bestandsdaten (Namen, Funktion an der Hochschule, Fachgebiet der Professur/Funktion, Art & Name der Hochschule, Web-Adresse & Standort der Hochschule)
[alle Angaben, die keinen Rückschluss auf die Person zulassen, sind für alle Nutzer*innen der Datenbank einsehbar, die privaten Daten nur für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle] - Kontaktdaten (dienstliche E-Mail)
[nur für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle einsehbar] - Inhaltsdaten (Angaben zu Kontaktinteressen z.B. Expert*in/Mentor*in/Berater*in, persönliches Beispiel mit Foto (freiwillig), eingestellte Ausschreibungen, MPL-Anträge)
[prinzipiell für alle Nutzer*innen der Datenbank in anonymisierter Form einsehbar (Einverständnis über Hakensetzung der betroffenen Person); Ausnahme: MPL-Anträge] - Logfile-Daten über Matomo (temporäre und permanente Cookies, die u.a. besuchte Seiten, Geräteinformationen (vorübergehend) speichern)
[nur für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle einsehbar]
KATEGORIEN BETROFFENER PERSONEN
Nutzer*innen des Online-Angebots Datenbank Professorin (HAW/DHBW):
- Bewerberinnen (Akademikerinnen auf dem Weg zur Professur)
- Hochschulangehörige/Hochschulpersonen (Professor*innen, Gleichstellungsbeauftragte und andere Hochschulmitarbeitende)
ZWECK DER VERARBEITUNG
Zurverfügungstellung der Online-Datenbank Professorin (HAW/DHBW) mit all ihren Funktionen und Inhalten. Übergeordnetes Ziel: Erhöhung des Frauenanteils bei den HAW/DHBW-Professuren.
Die Datenbank dient der Vernetzung von Akademikerinnen auf dem Weg zur Professur (Bewerberinnen) und Hochschulen/Hochschulpersonen. Fast alle Personen, die sich selbst in der Datenbank registriert haben, können untereinander über eine anonymisierte E-Mail-Funktion (ohne Angabe von Namen und Adresse) aus unterschiedlichen Interessen in Kontakt treten, wenn die einzelnen Personen dem zugestimmt haben. Lediglich die Bewerberinnen können sich nicht untereinander kontaktieren.
Suchfunktionen
Bewerberinnen und Hochschulen können nach eingestellten Ausschreibungen, persönlichen Beispielen und Expert*innen, Mentor*innen und Berater*innen suchen. Hochschulen können nach geeigneten Bewerberinnen suchen (anonym) und diese auffordern, sich auf diverse Stellen zu bewerben. Ob man über eine Suche gefunden werden möchte, können die einzelnen Personen angeben.
Einstellen von Ausschreibungen
Die Ausschreibungen werden i.d.R von den Hochschulpersonen und in Ausnahmefällen von den Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle eingestellt. Die Ausschreibungen können automatisch per E-Mail empfangen werden (Bewerberinnen). Die Ausschreibungen werden nach Auswahl der Fachgebiete und des Ausschreibungstyps automatisch an die Zielgruppe (Bewerberinnen) versandt, sofern die Personen der Zielgruppe dem zugestimmt haben.
Bewerbung und Anmeldeverfahren zu unseren Veranstaltungen (Seminare, Workshops, Infoabende)
Bewerberinnen können per E-Mail über unsere anstehenden Veranstaltungen informiert werden und sich dazu online anmelden. Die Veranstaltungen werden von den Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle verwaltet.
Online-Abwicklung des Mathilde-Planck-Lehrauftragsprogramms (MPL)
Bewerberinnen legen das Formular an, Hochschulpersonen ergänzen es, die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle verwalten es.
BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Wir orientieren uns an den Begrifflichkeiten, die in der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 DS-GVO) verwendet werden.
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (=betroffene Person) beziehen. Als identifizierbar wird eine Person angesehen, die direkt oder indirekt, auch mithilfe anderer Informationen, identifiziert werden kann. Personenbezogene Daten sind Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Logfile-Daten (Nutzungsdaten und Meta-/Kommunikationsdaten).
Verarbeitung
Unter Verarbeitung versteht man jeden Vorgang, mit dem personenbezogene Daten u.a. erhoben, erfasst, geordnet, gespeichert, verändert, bearbeitet, abgefragt, gelesen, gelöscht oder vernichtet werden.
Pseudonymisierung
Werden personenbezogene Daten so gespeichert, aufbewahrt oder verwendet, dass ohne die Hinzuziehung zusätzlicher Informationen eine Identifizierung der betroffenen Person nicht möglich ist, so spricht man von Pseudonymisierung.
Profiling
Unter Profiling versteht man jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.
Verantwortliche
Verantwortliche im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ist die LaKof BW inklusive der Koordinierungsstelle, vertreten durch die Hochschule Esslingen.
Auftragsverarbeiterin
Auftragsverarbeiterin ist eine natürliche oder juristische Person (=Koordinierungsstelle der LaKof BW), welche personenbezogene Daten eigenständig und im Auftrag und auf Weisung des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg verarbeitet.
Empfängerin
Empfängerin ist eine natürliche oder juristische Person bzw. Behörde (=Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst BW), der auf Anfrage und nur in Bezug auf das Mathilde-Planck-Lehrauftragsprogramm personenbezogene Daten offengelegt werden.
Dritte*r
Die Empfängerin kann zur Durchführung einer Evaluation des Mathilde-Planck-Lehrauftragsprogramms eine*n Dritte*n beauftragen. Dritte*r ist eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten verarbeitet, die aber nicht die betroffene Person selbst, nicht der Verantwortliche, nicht die Auftragsverarbeiterin ist und keine Person ist, die der unmittelbaren Verantwortung der Verantwortlichen oder der Auftragsverarbeiterin untersteht.
Einwilligung
Eine Einwilligung wird von den betroffenen Personen durch eine Einverständniserklärung beim Anlegen des persönlichen Profils gegeben, die den Rückschluss erlaubt, dass die Betroffenen einverstanden sind, dass die personenbezogenen Daten – zum zuvor genannten Zweck der Verarbeitung – verarbeitet werden dürfen.
MAßGEBLICHE RECHTSGRUNDLAGE
Nach Maßgabe des Art. 13 DS-GVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DS-GVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DS-GVO als Rechtsgrundlage.
SICHERHEITSMAßNAHME
Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DS-GVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um ein dem Risiko angemessenes möglichst lückenloses Schutzniveau zu gewährleisten.
Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DS-GVO).
Ein absoluter Schutz kann bei internetbasierten Datenübertragungen jedoch grundsätzlich nicht gewährleistet werden.
ZUSAMMENARBEIT MIT AUFTRAGSVERARBEITER*INNEN UND DRITTEN
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeiter*innen oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern etc.).
Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungs-vertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO.
RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN
Auskunftsrecht
Jede betroffene Person hat jederzeit das Recht formlos und ohne Begründung Auskunft über die bezüglich ihrer Person gespeicherten, sprich verarbeiteten Daten zu bekommen. Es besteht außerdem das Recht, zu erfahren, woher diese Daten stammen und zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden, welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ob und wenn ja, wer die Empfänger*innen oder Kategorien von Empfänger*innen sind, gegenüber denen die Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden und falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden. Diese Auskunft kann gemäß Art. 15 DS-GVO kostenlos bei der Koordinierungsstelle der LaKof BW angefordert werden: info@
Berichtigungsrecht, Widerrufsrecht und weitere Rechte
Betroffene Personen haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Löschung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DS-GVO). Sie haben das Recht, auf Verlangen, die sie betreffenden Daten, die sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern. Im Fall der Annahme einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung kann jederzeit Beschwerde beim Landesbeauftragten für Datenschutz eingereicht werden (Art. 77 DS-GVO). Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Es ist aber zu beachten, dass der Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung auch dazu führen kann, dass nicht alle Angebote wahrgenommen werden können. Das Mathilde-Planck-Lehrauftragsprogramm kann ohne die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht genutzt werden, d.h. mit Entzug des Einverständnisses der Datenverarbeitung zu diesem Zwecke ist die Förderung mit sofortiger Wirkung beendet.
Widerspruchsrecht
Jede betroffene Person hat das Recht, gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, (1) wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder (2) die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Auch wenn die personenbezogenen Daten zu wissenschaftlichen, statistischen oder dokumentarischen Zwecken verarbeitet werden, kann Widerspruch eingelegt werden. Es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich. Dies betrifft vor allem Frauen, die Fördergelder aus dem Mathilde-Planck-Lehrauftragsprogramm erhalten haben (Art. 21 DS-GVO).
Löschen von Daten
Als betroffene Person hat man das Recht, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht werden. Die gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Nutzer*innen nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzliche Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt (Einschränkung der Sichtbarkeit und des Zugriffs). Betroffene Personen, die keine Fördergelder aus dem MPL erhalten haben, können ihren Account selbstständig löschen oder deaktivieren. Mit Löschung verschwindet das (anonymisierte) Profil für alle in der Datenbank registrierten Personen. Lediglich das anonymisierte Abmeldeformular (falls ausgefüllt) bleibt für die Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle im Backend erhalten, um dieses anonymisiert und pseudonymisiert für interne statistische Zwecke auszuwerten. Einen Account deaktivieren bedeutet, dass das Profil nur noch von dem/der Nutzer*in bearbeitet werden kann, aber nicht mehr in der Datenbank aktiv ist, die Funktionen der Datenbank sind nur noch eingeschränkt möglich.
Hat eine betroffene Person in den letzten 10 Jahren Fördergelder aus dem Mathilde-Planck-Lehrauftragsprogramm bezogen, kann sie ihr Profil lediglich deaktivieren, aber nicht löschen. Nach Ablauf der 10 Jahre werden die Daten unwiderruflich durch die MPL-verantwortliche Mitarbeiterin der Koordinierungsstelle gelöscht.
COOKIES UND WIDERSPRUCHSRECHT
Als „Cookies“ werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der Nutzer*innen gespeichert werden. Innerhalb der Cookies können unterschiedliche Angaben gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem/einer Nutzer*in (bzw. dem Gerät auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach seinem/ihrem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies, bzw. „Session-Cookies“ oder „transiente Cookies“, werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem ein*e Nutzer*in ein Onlineangebot verlässt und seinen/ihren Browser schließt. In einem solchen Cookie kann z.B. ein Login-Status gespeichert werden. Als „permanent“ oder „persistent“ werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann z.B. der Login-Status gespeichert werden, wenn die Nutzer*innen die Website nach mehreren Tagen aufsuchen. Ebenso können in einem solchen Cookie die Interessen der Nutzer*innen gespeichert werden, die für Reichweitenmessung oder Marketingzwecke verwendet werden. Als „Third-Party-Cookie“ werden Cookies bezeichnet, die von anderen Anbieter*innen als der Verantwortlichen, die das Onlineangebot betreibt, angeboten werden (andernfalls, wenn es nur dessen Cookies sind spricht man von „First-Party Cookies“).
ERHEBUNG VON ZUGRIFFSDATEN UND LOGFILES
Wir, bzw. unser Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DS-GVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem der Nutzenden, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.
Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal vier Wochen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
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Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten
Profile werden nur gelöscht, wenn die eingetragenen Personen dies selbst über den Löschen-Button steuern oder sich Personen fälschlicherweise registriert haben. Die Koordinierungsstelle der LaKof BW verarbeitet und speichert personenbezogene Daten von Betroffenen nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherzwecks erforderlich ist, oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde.
Entfällt der Speicherzweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.